Quản lý phần mềm trong công ty thiết kế

Mục Lục

Quản lý phần mềm trong công ty thiết kế: Đơn giản nhưng dễ bỏ sót

Trong các công ty thiết kế kiến trúc, phần mềm là “công cụ làm việc” quan trọng: từ AutoCAD, Revit, SketchUp, Lumion cho tới Photoshop, Office… Nhưng thực tế, không ít doanh nghiệp lại để mỗi quản lý hoặc nhân viên tự mua phần mềm bằng thẻ cá nhân hoặc mua gói lẻ trên mạng.

Ban đầu tưởng đơn giản, nhưng lâu dần phát sinh nhiều tình huống:

Không ai biết chính xác công ty đang có bao nhiêu license.
License bị bỏ quên khi nhân sự nghỉ việc.
Một số phần mềm mua từ kênh không chính thống tiềm ẩn rủi ro bảo mật.
Chi phí phát sinh mỗi tháng nhưng khó tổng hợp để báo cáo.

Điều này khiến doanh nghiệp vừa khó kiểm soát, vừa dễ lãng phí mà không nhận ra.

Giải pháp đơn giản: Quản lý tập trung bằng một file nhất

Một cách đơn giản nhất để bắt đầu là “Software inventory” và lập bảng quản lý license phần mềm: ghi lại tên phần mềm, số license, người sử dụng, ngày hết hạn, và chi phí. Chỉ cần có một bảng tổng hợp, bạn sẽ luôn chủ động: biết khi nào cần gia hạn, license nào chưa dùng, và chi phí đang ở mức nào, ai đang là người mua, hình thức mua…

👉 Để giúp doanh nghiệp chúng tôi đã chuẩn bị sẵn Template quản lý giấy phép phần mềm dành cho công ty thiết kế kiến trúc.